Besser organisiert
mehr erreichen.
mehr erreichen.
Je mehr das Unternehmen wächst, umso schneller verliert man auch den Überblick über alle Güter im Betrieb. Doch diese Übersicht ist wichtig – nicht nur um den Wert des Unternehmens beurteilen zu können: Sie planen damit auch die Zukunft Ihres Unternehmens besser. Eine Inventar- oder Inventurliste hilft Ihnen, in möglichst kurzer Zeit eine Aufstellung aller Gegenstände oder Rohstoffe vorzunehmen.
Eine Inventurliste ist das wichtigste Werkzeug bei der Inventur. Sie, Ihre Mitarbeiter oder externe Helfer nutzen die Liste zum Dokumentieren aller Arbeitsmittel, Waren oder Rohstoffe. Bei einer Inventur wird in der Regel manuell alles gezählt, gemessen oder gewogen, was im Fokus liegt. Was Sie zählen, richtet sich danach, was Sie mit der Inventur erreichen wollen.
Während der Begriff Inventar die Sammlung an Gegenständen beschreibt, die gezählt werden sollen, ist die Inventur der Vorgang des Zählens. Die beiden Wörter Inventarliste und Inventurliste können hingegen synonym verwendet werden.
Die meisten Unternehmen werden im Laufe Ihres Bestehens mindestens einmal eine Inventarliste erstellen. Die Inventur kann entweder für die eigenen Zwecke wichtig sein, um einen besseren Überblick zu haben, oder aber aus handelsrechtlichen Gründen für die Bilanz notwendig sein.
Wenn Sie die Inventurliste für Ihre eigenen Zwecke erstellen, können Sie auch den Detailreichtum bestimmen. Im Prinzip ist dann nur die Bezeichnung des Gegenstandes sowie die Angabe der Menge erforderlich. Wenn Sie die Inventarliste aber für Dritte anfertigen, wie etwa bei der Bilanz, sollten Sie das Dokument entsprechend ausführlich ausfüllen. Folgende Bestandteile finden Sie in den meisten Inventarlisten bzw. Vorlagen für die Inventur.
Neben der eigentlichen Tabelle geben Sie (meist im Kopf des Dokuments) noch weitere Informationen an:
Um sich die Vorarbeit zur erfolgreichen Inventur zu vereinfachen, greifen Sie auf Muster für Inventarlisten zurück. Diese lassen sich an Ihre Wünsche und Anforderungen anpassen. Besonders beliebt sind Inventarlistenvorlagen für Excel. In der Tabellenkalkulation können Sie Angaben ganz einfach ändern und viele Einträge schon in der Microsoft-Anwendung vornehmen. Dann haben Sie Ihre Inventarlisten zum Ausdrucken vorbereitet. Sie und Ihre Mitarbeiter können die Mengenangaben nun per Hand eintragen.
Selbstverständlich können Sie sich eine Vorlage auch selbst erstellen. Legen Sie Ihre Inventurlisten mit Excel an oder verwenden Sie eine andere Tabellenkalkulation – etwa von Mac oder Linux. Da Sie die Tabellen per Hand ausfüllen, muss der Inventur-Vordruck auch keinerlei Formeln enthalten. Diese benötigen Sie erst, wenn Sie die handgeschriebenen Werte digital erfassen wollen. Beim Design sollten Sie sich von den vielen Inventarlistenbeispielen im Internet inspirieren lassen.
Um Inventarlisten zu führen, können Sie aber auch auf spezifizierte Software zurückgreifen. Mit QualityCircle Equipment, dem Modul für die Betriebsmittelverwaltung, versammeln Sie alle Gegenstände in Ihrem Unternehmen in einer Software. Hier ist jedes Objekt eindeutig hinterlegt und gibt den Soll-Zustand wieder. Mithilfe der Inventur sehen Sie dann, ob Ihre Daten in der Software noch aktuell sind, und können die Werte entsprechend anpassen.
Mit spezieller Hardware vereinfachen Sie sich die Inventur. Besonders bei umfangreichen Bestandsaufnahmen sind beispielsweise Inventurgeräte, die mit Barcode-Scannern ausgestattet sind, sinnvoll. Auch QualityCircle lässt sich dank vieler Schnittstellen mit zusätzlichen Peripheriegeräten verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass sich keine Fehler in Ihre Inventarlisten einschleichen.
Bilanzierungspflichtige Unternehmen und Kaufleute müssen Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) müssen Sie Inventarlisten 10 Jahre lang aufbewahren.
Nur bilanzierungspflichtige Unternehmen und Kaufleute müssen laut Handelsgesetzbuch (HGB) regelmäßig Inventuren durchführen. Das Anlegen von Inventarlisten kann aber jedem Unternehmen – und auch Freelancern – bessere Planungsmöglichkeiten bieten.
Inventuren durchzuführen klingt lästig – ist aber einfacher, als Sie vielleicht denken. Mithilfe einer guten Inventurliste (mit Vorlage oder ohne) ist die Arbeit schnell erledigt.