ISO-9001-Definition: Das verbirgt sich hinter der Norm

Qualität von Produkt oder Leistung spielt für den Erfolg eines Unternehmens eine übergeordnete Rolle. Um einen hohen Standard zu gewährleisten und auch zu halten, haben viele Unternehmen Systeme zur Qualitäts­sicherung eingeführt. Ein Qualitäts­managementsystem ist aber nicht nur für die Geschäftsführung wichtig. Damit Stakeholder und Geschäftspartner die Effektivität des Systems beurteilen können, lässt man dieses zertifizieren – nach ISO-9001-Norm.

Was ist ISO 9001?

Die Bedeutung von ISO 9001 ergibt sich durch den hohen Stellenwert, den Qualitäts­management inzwischen in der Geschäftswelt einnimmt. Mit einem entsprechenden System versuchen Unternehmen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen auch langfristig auf hohem Niveau zu halten. Dies interessiert aber nicht nur die Geschäftsführung: Für Investoren, Aktionäre und Geschäftspartner ist das funktionierende Qualitäts­management­system ebenfalls wichtig. Damit sie vertrauensvoll mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten können, lassen Sie Ihr System von einer unabhängigen Prüfstelle untersuchen und anschließend zertifizieren.

Mit DIN EN ISO 9001 (so die komplette Bezeichnung der Norm) hat man einen internationalen Standard für die Überprüfung von Qualitäts­management geschaffen. Externe Dienstleister führen ein Audit des Systems durch und vergeben nach bestandener Prüfung ein Zertifikat. Wichtig für die Definition von DIN EN ISO 9001: Die Auditoren überprüfen nicht die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen, sondern testen das System, das die Qualität sicherstellen soll.

Vorteile von ISO 9001

Unternehmen können mit einer Zertifizierung nach ISO 9001 gegenüber Dritten ein gutes Qualitäts­management­system nachweisen und damit auch nachhaltigen Erfolg garantieren.

  • Unabhängige Zertifizierung: Damit sich Dritte nicht auf Ihre Aussage verlassen oder gar jeden Geschäftspartner selbst überprüfen müssen, bietet sich ein unabhängiges Zertifikat an.
  • Internationale Anerkennung: ISO 9001 ist ein internationaler Standard, der auf der ganzen Welt anerkannt ist. Dies erleichtert die globale Zusammenarbeit und stärkt das Unternehmens­profil.
  • Umfangreiche Überprüfung: Die Prüfung durch spezialisierte Auditoren legt unter Umständen Mängel offen. Wenn Sie diese beheben, unterstützt das verbesserte Qualitäts­management langfristig Ihren Erfolg.
  • Echtes Vertrauen: Das ISO-Zertifikat baut Vertrauen zu Ihrem Unternehmen auf. Dies wiederum vereinfacht die Arbeit mit (potenziellen) Geschäftspartnern.

Wer stellt ISO-9001-Zertifikate aus?

Für die Zertifizierung sind unabhängige Prüfungs­organisationen zuständig. DEKRA oder die verschiedenen regionalen TÜV-Organisationen sind hier sicherlich die bekanntesten Anbieter. Darüber hinaus gibt es aber auch weitere Vereine und Unternehmen, bei denen Sie ein Audit buchen können.

Die Kosten für eine Zertifizierung richten sich in erster Linie danach, wie viel Zeit die Prüfstelle in das Audit investieren muss. Größere Unternehmen zahlen daher in der Regel mehr als Kleinunternehmer. Hinzu kommen Reisekosten des Auditors. Es lohnt sich deshalb unter Umständen, eine Prüfungsstelle in der Nähe des Firmensitzes zu beauftragen. Außerdem nutzen viele Unternehmen die Möglichkeit, gleich mehrere Systeme in einem Audit zu zertifizieren. Auch das spart Kosten.

Voraussetzungen für die ISO-Norm 9001

Um sich zertifizieren zu lassen, benötigt man zunächst ein umfangreiches Qualitäts­management­system, das das komplette Unternehmen integriert. Der Prüfkatalog ist entsprechend umfangreich. Im Wesentlichen blickt ein Audit aber auf folgende Punkte:/p>

  • Evaluation des Unternehmens: Dokumentieren Sie die wichtigsten Kennzahlen und Fakten über Ihr Unternehmen. Dazu gehören neben internen Faktoren wie der Größe der Belegschaft auch externe Daten zur Kundschaft und zur Aufstellung am Markt. Teil der Dokumentation ist zudem eine Aufstellung der Herausforderungen, die Ihr Qualitäts­management­system bewältigen muss.
  • Aufgaben der Geschäftsführung: Für das Audit muss klar sein, dass das obere Management seine Aufgaben kennt. Denn hier liegt die Verantwortung für das Gelingen des Systems zur Qualitäts­sicherung. Zudem soll die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangehen, das etablierte System leben und die Ziele des Qualitäts­managements offen und deutlich kommunizieren.
  • Planung des Systems: Bei der eigentlichen Planung Ihres Qualitäts­management­systems muss deutlich sein, dass Sie alle Risiken, die Ihrem Unternehmen begegnen können, miteinberechnen. Außerdem fordert ISO 9001 von Ihnen, dass Sie messbare Ziele definieren.
  • Einbindung des Personals: ISO 9001 verlangt, dass die Belegschaft des Unternehmens aktiv in das System zur Qualitäts­sicherung eingebunden ist. Dafür ist vor allem ausreichend Kommunikation seitens der Geschäftsführung nötig.
  • Bereitstellung von Ressourcen: Damit das System funktionieren kann, müssen entsprechende Ressourcen wie Infrastruktur und Budget dafür freigegeben werden. Aber auch Fachwissen muss bereitgestellt werden.
  • Festlegung der Qualitätsstandards: Damit man messen kann, ob Ihre Produkte die gewünschte Qualität haben, müssen auch klare Standards festgelegt werden. Dazu gehört beispielsweise, Konstruktionspläne so zu formulieren, dass man den gewünschten Standard nachvollziehbar erreichen kann.
  • Kontakt zur Kundschaft: Teil einer ISO-9001-Überprüfung ist auch die Kommunikation mit Kunden. Das schließt beispielsweise den Kunden-Support mit ein, der essenzieller Bestandteil des Angebots und damit auch der Produktqualität ist.
  • Messung der Qualität: Um sicherstellen zu können, dass der gewünschte Qualitätsstandard auch erreicht und gehalten wurde, muss man Messkonzepte vorlegen. Die Instrumente zur Messung passen dabei zum Produkt oder zur Dienstleistung.
  • Optimierung des Systems: ISO 9001 verlangt, dass Sie Ihr Managementsystem stetig weiterentwickeln. Reagieren Sie auf Probleme und suchen Sie stets nach Optimierungs­möglichkeiten.

Das eigentliche Audit erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst sollte man eine interne Überprüfung durchführen. Dies dient als Probedurchlauf und sorgt dafür, dass dann im eigentlichen Audit alles möglichst glatt läuft. Für das externe Audit reichen Sie zunächst die komplette Dokumentation ein. Wenn die Prüfstelle damit zufrieden ist, erfolgt das Audit vor Ort, das auch Gespräche mit den Mitarbeitern umfasst.

Ein ISO-9001-Zertifikat ist für drei Jahre gültig. Ihr Unternehmen muss aber jährliche Überwachungs­audits durchlaufen. Diese sind weniger umfangreich und sollen sicherstellen, dass Sie weiterhin aktiv an der Qualitäts­sicherung arbeiten.

FAQ

Für wen eignet sich ISO 9001?

Eine Zertifizierung des Qualitäts­management­systems eignet sich für jedes Unternehmen. Größe und Branche spielen dabei prinzipiell keine Rolle. Besonders Unternehmen, die international agieren und mit Zulieferern und anderen Geschäftspartnern operieren, können die Vorteile voll auskosten.

Gibt es Software für ISO 9001?

Man benötigt keine spezielle Software für ein Qualitäts­management­system. EDV-Unterstützung kann aber in jedem Fall hilfreich sein. Die verschiedenen Module von QualityCircle helfen Ihnen bei der Umsetzung. Besonders unsere Software für Skill-Management gibt Ihnen wichtige Funktionen zur Verwaltung von Know-how (Wissens­management) und zum Aufbau einer Skill-Matrix.

Ist eine ISO-9001-Zertifizierung verpflichtend?

Nein, es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 vorschreiben würden. Aber gerade im B2B-Bereich kommt es vor, dass Kunden ein gültiges Zertifikat für die Zusammenarbeit fordern.

Fazit

Lassen Sie Ihr Qualitäts­management zertifizieren und bauen Sie so Vertrauen bei Geschäftspartnern und Investoren auf.

  • Durch ein Audit lernt man das eigene System zur Qualitäts­sicherung besser kennen.
  • Auf internationalen Märkten ist das Zertifikat hoch angesehen.
  • Der Aufwand und die Kosten steigen mit der Unternehmensgröße, weshalb sich das Zertifikat auch für kleine Unternehmen eignet.