Wissensmanagement im Unternehmen
Wissen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sind verantwortlich für Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens. Umso wichtiger ist es, diese Faktoren nicht zu vernachlässigen. Während Sie mit Skill Management die Fähigkeiten organisieren und ausbauen, sorgt Wissensmanagement für eine gute Verwaltung des Know-hows.
Was ist Wissensmanagement?
In den meisten Unternehmen ist sehr viel Wissen vorhanden, das aber nur wenigen Mitarbeitern zur Verfügung steht oder gar komplett ungenutzt bleibt. Das sind verschenkte Möglichkeiten. Beim Wissensmanagement (auch: Knowledge Management) wird das im Unternehmen enthaltene Wissen erfasst, verteilt und nutzbar gemacht. Dafür nutzt man eine – meist softwarebasierte – systematische Verwaltung. Mit dieser wird Wissen kategorisiert, verschlagwortet und so aufbereitet, dass sich alle Mitarbeiter das Know-how aneignen können.
Herausforderungen beim Wissensmanagement
Wissen für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen, klingt einfacher, als es in der Praxis ist. Das liegt daran, dass es unterschiedliche Formen von Wissen gibt:
- Explizites Wissen: Diese Form des Wissens lässt sich vergleichsweise gut dokumentieren. Man kann es aufschreiben und so anderen Menschen zur Verfügung stellen. Diese können es dann erlernen oder nachschlagen.
- Implizites Wissen: Die implizite Version von Wissen ist komplizierter zu vermitteln. Es lässt sich nicht konkret niederschreiben. Man kann implizites Wissen nur durch eigene Erfahrungen erlangen.
Dies führt dazu, dass man für erfolgreiches Wissensmanagement zwei verschiedene Methoden verfolgen sollte:
- Kodifizierung: Explizites Wissen lässt sich sehr gut speichern. Das Wissen der Mitarbeiter wird dabei auf ein anderes Medium, beispielsweise einen Text, übertragen. Man spricht hierbei von einer Kodifizierung, da das abstrakte Wissen in eine verschriftliche Form überführt wird. Die Informationen können dann innerhalb eines Wissensmanagementsystems bereitgestellt werden.
- Personifizierung: Bei dieser Methode bleibt der Mensch als Wissensträger erhalten; Informationen werden also nicht in eine andere (z. B. schriftliche) Form übertragen. Daher eignet sich diese Strategie vor allem für implizites Wissen. Damit das Know-how dennoch weitergegeben werden kann, müssen im Zuge des Wissensmanagements zunächst die vorhandenen Experten identifiziert werden. Im nächsten Schritt regt man dann den Wissensaustausch an, damit sich das Know-how auch im Unternehmen verbreiten kann.
Vorteile von Wissensmanagement für Unternehmen
Die Verarbeitung von Informationen spielt eine immer größer werdende Rolle in allen Branchen. Dies umfasst auch das im Unternehmen vorhandene Know-how. Wissensmanagement hilft Unternehmen deshalb dabei, den Anschluss gegenüber der Konkurrenz nicht zu verlieren und das bestmögliche Ergebnis aus dem Können der Mitarbeiter zu ziehen.
Unternehmen profitieren in unterschiedlichsten Bereichen von Wissensmanagement:
- Effizienz: Wissensmanagement sorgt dafür, dass Sie jegliches im Unternehmen vorhandenes Know-how gebündelt und aufbereitet gespeichert haben. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen fortan nicht mehr zeitraubende Recherchen durchführen, um Wissen aufzufinden.
- Qualität: Ihre Mitarbeiter werden zukünftig dank der guten Informationslage bessere Entscheidungen treffen. Dies wiederum führt automatisch zu einer höheren Qualität der Produkte oder Dienstleistungen.
- Aktualität: Dank Wissensmanagement haben Unternehmen das gesammelte Know-how im Blick und merken viel früher, wenn dieses nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Sie aktualisieren zentral und geben die Neuerungen an alle Mitarbeiter weiter.
- Innovation: Da die Verwaltung des Wissens leichter fällt, bleibt mehr Zeit, auf Basis des Know-hows neue Ideen zu finden. Außerdem können viel mehr Mitarbeiter die Innovation vorantreiben, da alle auf dem gleichen Wissensstand sind.
- Wertschätzung: Zum einen legt Wissensmanagement im Unternehmen den Fokus auf die Kenntnisse der Mitarbeiter und damit die Menschen selbst. Deren Wissen bekommt einen hohen Wert. Gleichzeitig werden alle Mitarbeiter gleich behandelt: Es gibt niemanden, dem Wissen nicht zur Verfügung gestellt wird.
Wissensmanagement einführen – so geht’s!
Wenn Sie Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie dabei einem Plan folgen. Dies klingt zunächst nach einer Mammutaufgabe, doch das muss es gar nicht sein: Sie können nach und nach mehr Wissen in die Verwaltung aufnehmen.
- Projekt initiieren: Damit das neue System auch erfolgreich ein- und durchgeführt wird, sollten Sie am Anfang ein Team zusammenstellen, das die Verantwortung für das Wissensmanagement trägt. Überlegen Sie sich auch einen Zeitplan, denn die Dringlichkeit des Projekts legt auch fest, wie viele Mitarbeiter Sie für die Einführung einplanen müssen.
- Ist-Zustand feststellen: Betrachten Sie im nächsten Schritt, was bereits im Unternehmen vorhanden ist. Auch wenn Sie vorher nicht mit einem System zum Wissensmanagement gearbeitet haben, liegen sicherlich Dokumente vor, die Sie gut integrieren oder als Basis nutzen können.
- System entwickeln: Nun erarbeiten Sie das eigentliche System. Dafür kommen unterschiedliche Lösungen in Frage: Legen Sie eine geeignete Datenbank an, verwenden Sie eine Wiki-Software oder arbeiten Sie nur mit einer geteilten Dateiverwaltung? Wählen Sie das System, das für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.
- Wissensmanagement durchführen: Nachdem das System aufgesetzt wurde, muss es in die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter integriert werden. Planen Sie genügend Zeit ein, Ihren Mitarbeitern das Wissensmanagement zu erklären und sie zu motivieren, sich daran zu beteiligen.
- System vorantreiben: Wissensmanagement muss sich stetig weiterentwickeln. Damit das gespeicherte Wissen immer auf dem neuesten Stand bleibt, sollten Sie regelmäßige Prüfungen durchführen. Überprüfen Sie auch das Verwaltungssystem an sich: Kommen Ihre Mitarbeiter gut damit zurecht oder sollten Sie Änderungen vornehmen?
FAQ
Wer ist für Wissensmanagement verantwortlich?
In erster Linie ist es eine Entscheidung der Geschäftsführung, Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen. Die Durchführung liegt dann in der Regel im Aufgabenbereich der Personalabteilung. Manche (vor allem sehr große) Unternehmen, beschäftigen auch einen Chief Information Officer (CIO), dem die Konzipierung von Bildungsmaßnahmen obliegt. Letztlich müssen alle Mitarbeiter gemeinsam am Wissensmanagement arbeiten, damit das System Erfolg hat.
Hat Wissensmanagement in Unternehmen Nachteile?
Einzig ein leicht gesteigerter Aufwand – besonders bei der Einführung – lässt sich nachteilig bewerten. Diese anfänglichen zeitlichen Mehrkosten dürften sich aber im Laufe der Durchführung von Wissensmanagement wieder egalisieren. Sie haben immer den Überblick über das vorhandene Wissen und sparen sich deshalb aufwendige Recherchen.
Gibt es Software für Wissensmanagement?
Es gibt Anbieter, die speziell für Wissensmanagement in Unternehmen Software entwickeln. Solche Lösungen können Ihnen viel Arbeit abnehmen. Doch es gibt Alternativen: Sie können sich auch ein eigenes System überlegen, das keine spezifische Software benötigt. Bei QualityCircle sind Sie beispielsweise sehr flexibel. Alle drei Module eignen sich dafür, Wissen zu speichern.
- In der Betriebsmittelverwaltung QualityCircle Equipment speichern Sie alle Dokumente, die sich mit Arbeitsmitteln befassen.
- QualityCircle Skills, die Skill-Management-Software, erfasst alle Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und eignet sich daher bestens, Experten auszumachen.
- Mit der Seminarverwaltung QualityCircle Seminars organisieren Sie die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und können unterschiedlichstes Wissen bereitstellen.
Fazit
Von Wissensmanagement kann jedes Unternehmen nur profitieren. Das Maß der Verwaltung bestimmen Sie dabei selbst. Das macht Wissensmanagement …
- … flexibel: Verwenden Sie ein System, dass zu Ihnen passt.
- … zukunftsorientiert: Sichern Sie den Erfolg Ihres Unternehmens für viele Jahre.
- … motivierend: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter und deren Know-how ins Zentrum des Unternehmens.
