Skill Matrix – Mitarbeiter strukturiert weiterentwickeln

Mit der Skill Matrix können Sie die Kompetenzen Ihres Teams sichtbar machen. Die auch als Qualifikations­matrix oder Kompetenz­matrix bekannte Technik hilft Ihnen dabei, die Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter zu beurteilen – und so Potenziale zur Weiterentwicklung aufzuzeigen. Das spart Zeit, Geld und verbessert die Leistung im Team!

Was ist eine Skill Matrix?

Die Skill Matrix (manchmal auch „Skillmatrix“ geschrieben) ist eine tabellarische Aufstellung, die einen Überblick der Fähigkeiten eines Teams gibt. In Zeilen sind alle Mitarbeiter eines Teams aufgelistet. In den Spalten verteilt man verschiedene Kompetenzen. Nun kann man anhand von Punkten (es bieten sich 0 bis 10 Punkte an) jedem Mitarbeiter zu jeder Kompetenz einen Wert zuordnen. Das zeigt zum einen schnell, wie gut Ihr Team aufgestellt ist, macht zum anderen aber auch Weiter­entwicklungs­möglichkeiten sichtbar.

Dieses Grundprinzip der Kompetenz­matrix lässt sich nun beliebig anpassen und erweitern – so wie es am besten zum entsprechenden Projekt passt. Sinnvoll ist es beispielsweise, die einzelnen Kompetenzen zu clustern. Auch das Integrieren von Soll- und Ist-Werten kann für Sie Mehrwert haben: Nicht jeder Mitarbeiter muss (oder kann) jede Fähigkeit zu 100 % beherrschen. Die Matrix kann dies abbilden.

Damit ist die Skill Matrix ein Tool des Skill Managements, mit dem Sie die Kompetenz­entwicklung effektiv vorantreiben.

Vorteile der Qualifikations­matrix

Die Skill Matrix lässt sich hervorragend einsetzen, um einzelne Mitarbeiter gezielt zu fördern. Statt ungeplant Zeit in Workshops und Seminare zu investieren, bieten Sie jedem Team-Mitglied die Weiterbildungsmöglichkeiten an, die wirklich gebraucht werden.

Zusätzlich bekommen Sie einen guten Überblick über die Fähigkeiten Ihres Teams. Vielleicht stellen Sie auf diese Weise fest, dass manche Bereiche noch komplett unterentwickelt sind. Hier können Sie gezielt nach Verstärkung suchen.

Eine Skill Matrix ist hingegen nicht dazu gedacht, Mitarbeiter prinzipiell zu bewerten. Die tabellarische Auflistung ist insofern nicht wertend gemeint. Ob ein Mitarbeiter bestimmte Kompetenzen haben müsste und ob die Leistung des Kollegen gut oder schlecht ist, wird in der Kompetenz­matrix nicht erfasst.

Skill Matrix erstellen – in einfachen Schritten erklärt

Jeder kann sich seine eigene Skill-Matrix-Vorlage erstellen. Mit Excel oder einem anderen Tabellenprogramm ist das nicht schwer. Vorher muss aber geklärt werden, was in die Qualimatrix hineingehört. Folgende Vorschläge haben wir für Sie:

  • Mitarbeiter: Tragen Sie die Namen der Teammitglieder ein.
  • Positionen: Ordnen Sie den Mitarbeitern Ihre Jobs zu.
  • Abteilungen: Markieren Sie (zum Beispiel farblich), welche Teammitglieder thematisch zusammengehören.
  • Kompetenzen: Führen Sie alle Kompetenzen auf, die innerhalb des Teams relevant sind.
  • Kompetenzcluster: Fassen Sie Fähigkeiten optisch zusammen, um einen besseren Überblick zu behalten.
  • Kompetenz­erfüllung: Errechnen Sie, zu wie viel Prozent jeder Mitarbeiter die Fähigkeiten erfüllt – auch hier können zusätzlich farbliche Markierungen helfen.
  • Legende: Notieren Sie – vor allem für die Kompetenz­einschätzung – was jeder Wert bedeutet, damit auch Dritte die Skill Matrix verstehen.

Brainstorming: Kompetenzen sammeln

Zunächst müssen Sie festlegen, welche Fähigkeiten in Ihrem Team überhaupt gefordert werden. Dafür ist es gut, verschiedenste Stimmen einzufangen. Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter sollten zu Wort kommen, um ein möglichst umfassendes Bild aller geforderten Fähigkeiten zeichnen zu können. Denken Sie dabei auch über den Tellerrand hinaus – nehmen Sie also Fähigkeiten mit auf, die nur indirekt mit der Bewältigung der Aufträge innerhalb des Teams zu tun haben. So sind beispielsweise auch Soft Skills wie Kommunikations­fähigkeiten unter Umständen sinnvoller Bestandteil einer Qualifizierungs­matrix.

Skill Matrix in Excel erstellen

Es liegt nahe, die Tabellen­kalkulation von Microsoft zu verwenden, da die meisten Büros ohnehin mit dem Programm ausgestattet sind. Praktisch lässt sich aber auch mit Software von Apple oder Open-Source-Lösungen problemlos arbeiten. Mit solchen Programmen lassen sich Matrizen schnell erstellen – und Kalkulationen können automatisch erledigt werden. Erstellen Sie für die Qualifizierungs­matrix erst eine leere Excel-Vorlage, quasi als Grundgerüst. Dann kommen Beschriftung von Zeilen und Spalten hinzu. Schließlich fügen Sie Formeln in Ihre Matrix ein, um Berechnungen (beispielsweise Prozentwerte) automatisch durchführen zu lassen.

Kompetenzen beurteilen

Nachdem Sie das Gerüst der Skill Matrix erstellt und alle Mitarbeiter sowie Kompetenzen eingetragen haben, füllen Sie die Mitte der Tabelle aus. Überlegen Sie sich dafür zunächst eine Skala: es bietet sich zum Beispiel eine Punkteverteilung von 0 bis 10 an. Auch sehr beliebt ist, nur die Werte 1 bis 4 zu verwenden. Dann lässt sich die Punktevergabe auch als Tortendiagramm mit vier Quadranten darstellen, die entweder gefüllt sind oder leer bleiben.

Um zu einer möglichst korrekten Einschätzung zu gelangen, sind erneut mehrere Gespräche zu empfehlen: Neben Ihrer eigenen Meinung sollten die Mitarbeiter sich auch selbst einschätzen. Hinzu kommen Aussagen von Kollegen. So ergibt sich ein umfassendes Bild der Fähigkeiten. Bedenken Sie, dass die Skill Matrix darauf ausgelegt ist, sich mit der Zeit zu wandeln. Nach erfolgreichen Weiterbildungen evaluieren Sie die Kompetenzen neu und passen die Ergebnisse an.

Schlüsse ziehen

Man erstellt eine Skill Matrix nicht zum Selbstzweck. Aus der Übersicht lesen Sie ab, an welchen Stellen Ihr Team und die einzelnen Mitarbeiter noch Unterstützung brauchen. Konzipieren Sie anhand der Ergebnisse Feedbackgespräche, Workshops, externe Weiterbildungen oder Neueinstellungen. So hilft die Qualifikations­matrix dabei, dass sich ein Team stetig weiterentwickeln kann.

FAQ

Wer erstellt eine Skill Matrix?

Besonders für Geschäftsführer und Teamleiter ist die Qualifikations­matrix ein wirkungsvolles Mittel, um die Leistung im Team zu verbessern und Kompetenzen gezielt weiterzuentwickeln.

Brauche ich spezielle Software zur Erstellung?

Nein, prinzipiell reichen Stift und Papier, um eine Skill Matrix zu erstellen. Einfacher – und ordentlicher – geht es mit Tabellen­kalkulations­software wie Excel. Erst wenn Sie die Organisation von Kompetenzen professionalisieren möchten, greifen Sie zu speziellen Anwendungen. Mit der Skill-Management-Software von QualityCircle erhalten Sie eine umfassende Suite, um Ihr Team nachhaltiger weiterzu­entwickeln.

Lässt sich die Qualifikations­matrix mit anderen Techniken verbinden?

Ja, eine Skill Matrix ist nur eine mögliche Komponente von vielen, um die Weiterbildung von Mitarbeitern gezielt steuern zu können. Sehr gut lässt sich eine Kompetenz­matrix beispielsweise mit einer Anforderungsmatrix kombinieren.

Fazit

Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Bauchgefühl: Mit einer Skill Matrix verwenden Sie ein Werkzeug zum effektiven Kompetenz­management. Erkennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams und sorgen Sie für gezielte Unterstützung – für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Die Qualifikations­matrix ist …

  • effizient
  • nachhaltig
  • transparent