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Jeder hat täglich mit Arbeitsmitteln zu tun: Wir schreiben mit ihnen, benötigen sie zur Produktion und vereinfachen uns den Arbeitsalltag damit. Für ein Unternehmen sind Arbeitsmittel erfolgsentscheidend und müssen deshalb strukturiert verwaltet werden. Doch was genau zählt man eigentlich zu Arbeitsmitteln?
In der Regel stellen Arbeitgeber den Arbeitnehmern Arbeitsmittel zur Verfügung, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit vollrichten können. Die Arbeitsmittel bleiben dabei im Besitz des Arbeitgebers bzw. des Unternehmens. Die Mittel können sehr vielfältig sein und sich sowohl auf Aufgaben in der Produktion als auch im Verwaltungsbereich beziehen.
Mehrere Gesetze und Verordnungen (beispielsweise im Steuerrecht) beziehen sich auf den Begriff; eine gute Arbeitsmittel-Definition findet man beispielsweise in der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Dort werden Arbeitsmittel als „Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden“, bezeichnet. Auch überwachungsbedürftige Anlagen, die zwar selbstständig arbeiten, aber von Mitarbeitern überwacht werden müssen, zählen dazu. Geräte, die komplett autark agieren (etwa Roboter) zählt man aber gemeinhin nicht zu den Arbeitsmitteln.
Nicht nur Menschen können auf Arbeitsmittel angewiesen sein. Wenn Maschinen andere Geräte oder Gegenstände zur Verrichtung ihrer Arbeitsaufträge benötigen, zählt man auch diese zu den Arbeitsmitteln.
In der Produktion sind Beispiele für Arbeitsmittel also in erster Linie Werkzeuge, aber auch spezielle Berufskleidung kann zu dieser Gruppe gezählt werden. Bei Arbeitsmitteln im Büro hingegen kommt beispielweise der PC in Frage, aber auch die darauf installierte Software kann als Arbeitsmittel gewertet werden.
Eine wichtige Rolle spielen Arbeitsmittel in puncto Arbeitssicherheit. Damit sich Arbeitnehmer in einem sicheren Umfeld bewegen können, dürfen Arbeitsmittel keine Gefahrenquelle darstellen. Für viele Arbeitsmittel (beispielsweise elektronische Geräte) müssen Sie deshalb eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Damit die Geräte langfristig sicher bleiben, muss man zudem wirksame Instandhaltung betreiben. Mit einem guten Wartungsplan sorgen Sie dafür, dass Arbeitsmittel immer sicher sind.
Die beiden Begriffe Arbeitsmittel und Betriebsmittel werden gern synonym verwendet. Und abhängig von der Perspektive ist dies auch nicht falsch. Es gibt aber Blickwinkel, die eine Trennung sehen: Betriebsmittel werden direkt in der Produktion eingesetzt, sind also begrifflich mit den Produktionsmitteln verwandt. Maschinen und Werkzeuge würden demnach in diese Kategorie fallen. Folgt man der Unterscheidung, findet man Arbeitsmittel eher im Büro, wo die Geräte für administrative Aufgaben eingesetzt werden. Die Betriebssicherheitsverordnung kennt diese Unterscheidung allerdings nicht.
Klar getrennt sind Arbeitsmittel allerdings von Werkstoffen. Mit letzterem Begriff bezeichnet man Materialien, die durch die Produktion zu Gütern werden – also etwa Holz, das in der Tischlerei zu Möbeln weiterverarbeitet wird.
Die wenigsten Branchen kommen ohne Arbeitsmittel aus. Werkzeuge, Geräte und Ausstattungsgegenstände spielen in den meisten Betrieben eine sehr wichtige Rolle. Deshalb darf auch die Verwaltung der Arbeitsmittel nicht vernachlässigt werden. Eine durchdachte Organisation stellt sicher, dass immer ausreichend Arbeitsmittel vorhanden sind, diese auch von Mitarbeitern genutzt werden können und zudem in einwandfreiem Zustand sind. Was gehört also alles zu einer guten Arbeitsmittelverwaltung?
Ja, mit Unterstützung der richtigen Software vereinfachen Sie den Verwaltungsaufwand und profitieren von nützlichen Features. Mit QualityCircle Equipment – dem Modul für die Betriebsmittelverwaltung – versammeln Sie alle Arbeitsmittel und die zugehörigen Informationen in einer Plattform. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Arbeitsmittel oder auch Räumlichkeiten über die Software zu buchen, und legen Sie Pläne und Routinen an.
Jedes Unternehmen sollte zu einem gewissen Grad auf Arbeitsmittelverwaltung setzen. Wie detailliert die Verwaltung ausfällt, entscheidet über die gesetzlichen Vorgaben hinaus jedes Unternehmen selbst. Software wie QualityCircle Equipment lässt sich so individuell einstellen, dass der Funktionsumfang zu den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens passt. Der Vorteil ist zudem, dass nicht eine Person allein die Verwaltung übernehmen muss. Schaffen Sie Zugänge, vergeben Sie die benötigten Rechte und lassen Sie die ganze Belegschaft mithelfen.
Viele Vorschriften aus der Arbeitssicherheit nehmen Bezug auf Arbeitsmittel. Vor allem die Gefährdungsbeurteilung und Instandhaltung müssen korrekt sein, damit von den Geräten keine Gefahr für die Mitarbeiter ausgeht. Im Büro dürfen Arbeitgeber außerdem die Ergonomie nicht vernachlässigen: Da zu den Arbeitsmitteln auch Schreibtische und Stühle gehören, muss man unter Umständen auch hierbei Vorschriften befolgen.
Aber auch aus steuerlichen Gesichtspunkten sind Geräte, Maschinen, Werkzeuge und Ausstattung interessant. Unter Umständen sind Ihre Arbeitsmittel steuerlich absetzbar. Hinzu kommt, dass Unternehmen Arbeitsmittel in der Regel sofort oder über einen bestimmten Zeitraum hinweg abschreiben. Sprechen Sie mit einem Finanzexperten, damit Sie keine steuerlichen Vergünstigungen verpassen.
Arbeitsmittel sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Deshalb sollten Sie Materialien sorgfältig verwalten. So garantieren Sie, dass Ihre Mitarbeiter sicher und zuverlässig Ihre Arbeit durchführen können.